Руководитель отдела приёма

Цель должности

Руководитель отдела приёма возглавляет и координирует работу отдела, обеспечивая эффективный, соответствующий установленным требованиям и ориентированный на заявителей процесс — от подачи заявления до зачисления. Должность также предполагает постоянное совершенствование процессов и развитие эффективного взаимодействия между подразделениями университета.

Основные должностные обязанности

• Руководить работой сотрудников отдела приёма и контролировать её, обеспечивая эффективную расстановку приоритетов, чёткое распределение обязанностей и своевременное рассмотрение всех запросов в соответствии с внутренними соглашениями об уровне обслуживания (SLA). Определять приоритетность задач с учётом их срочности и операционной значимости.
• Выполнять все функции линейного руководителя, включая адаптацию новых сотрудников, проведение оценивания по итогам испытательного срока, индивидуальных встреч, оценки эффективности работы, а также постоянное наставничество и профессиональное развитие сотрудников отдела приёма.
  Управлять коммуникацией с заявителями и вновь зачисленными студентами, обеспечивая чёткое, точное и своевременное распространение локальных и общеуниверситетских сообщений по различным каналам связи.
• Контролировать полный цикл приёма, обеспечивая эффективное, соответствующее установленным требованиям и своевременное сопровождение заявлений — от их подачи до зачисления. В том числе отвечать за приём иностранных студентов и обеспечение полного соблюдения миграционных и иных нормативных требований.
• Обеспечивать точную подготовку и своевременное предоставление документов, выдаваемых университетом и необходимых для регистрации и адаптации иностранных студентов, в соответствии с требованиями местного законодательства.
• Предоставлять сотрудникам экспертные консультации по вопросам правил, нормативных требований, процессов и процедур приёма, обеспечивая полное соблюдение всех институциональных и регуляторных требований.
• Тесно сотрудничать с академическим персоналом и административными подразделениями для согласования процессов приёма, обеспечения ясности требований и эффективного межфункционального взаимодействия.
• Представлять отдел на институциональных совещаниях, заседаниях рабочих групп и обсуждениях по вопросам управления.
• Разрабатывать и проводить обучающие программы для сотрудников по работе с системами и процессами приёма, обеспечивая единообразие и высокое качество операционной деятельности.
• Использовать соответствующие инструменты отчётности для подготовки управленческой информации по вопросам приёма, анализа данных и выявления ключевых тенденций или проблем, требующих принятия мер.
• Обеспечивать высокий уровень обслуживания заявителей и новых студентов, предоставляя им точную информацию, консультации и поддержку посредством различных каналов коммуникации.
• Соблюдать и обеспечивать соблюдение всех применимых законодательных требований и руководящих принципов, включая требования в области защиты персональных данных, недопущения дискриминации лиц с инвалидностью, равных возможностей, программы Prevent, миграционного законодательства и иных применимых норм.
• Руководить и координировать все мероприятия, связанные с прохождением студентами практики, взаимодействуя со студентами, академическими подразделениями и внешними партнёрами, включая детские сады и школы, а также организовывать мероприятия в рамках партнёрского сотрудничества.
• Отвечать за разработку, пересмотр и актуализацию всех соглашений с третьими сторонами, обеспечивая их точность, соответствие установленным требованиям и согласованность с внутренними требованиями университета.
• Выступать основным контактным лицом для высшего руководства и внешних заинтересованных сторон по всем вопросам, связанным с приёмом, обеспечивая чёткую коммуникацию и своевременную эскалацию вопросов при необходимости.
• Координировать взаимодействие отдела с другими подразделениями, представлять интересы отдела приёма и обеспечивать эффективное межфункциональное сотрудничество.
• Контролировать работу электронной почты отдела приёма, обеспечивая эффективное распределение задач, своевременные ответы и высокий уровень обслуживания по всем каналам коммуникации.
• Руководить процессами университета, связанными с государственными образовательными грантами, во взаимодействии с руководством университета и академическим персоналом, обеспечивая соблюдение применимых нормативных требований, точное администрирование и эффективную коммуникацию со всеми заявителями и их законными представителями.
• Участвовать в работе WhatsApp-группы по вопросам государственных образовательных грантов, координировать взаимодействие с Министерством науки и высшего образования Республики Казахстан и другими уполномоченными органами, а также своевременно и точно подготавливать, проверять и представлять всю необходимую документацию, связанную с государственными образовательными грантами.
• Выполнять функции секретаря Комиссии по предоставлению грантов и Комиссии по государственным образовательным грантам: координировать деятельность обеих комиссий, подготавливать документы и повестки заседаний, вести официальную документацию и протоколы, а также обеспечивать эффективное администрирование решений и процессов, связанных с предоставлением грантов.
• Тесно сотрудничать со специалистом отдела приёма в целях анализа, разработки и постоянного совершенствования процессов приёма и административных процедур, обеспечивая операционную эффективность, высокое качество обслуживания и соблюдение внутренних требований университета.

Квалификация и опыт

• Опыт работы с процессами приёма в сфере высшего образования.
• Сильные лидерские навыки и навыки управления командой.
• Хорошее понимание правил приёма, требований соответствия и применимого законодательства.
• Отличные коммуникативные навыки и навыки обслуживания клиентов.
• Высокий уровень организованности и способность эффективно выполнять несколько задач одновременно.
• Способность анализировать данные и подготавливать понятные отчёты.
• Навыки эффективного взаимодействия с академическими и административными подразделениями.
• Приверженность постоянному совершенствованию процессов и поддержанию высоких стандартов обслуживания.