Қабылдау бөлімінің басшысы

Лауазымның мақсаты

Қабылдау бөлімінің басшысы өтініш беруден бастап оқуға қабылдауға дейінгі үдерістің тиімді, белгіленген талаптарға сәйкес және талапкерлерге бағдарланған түрде жүргізілуін қамтамасыз ете отырып, бөлімнің жұмысына басшылық етеді және оны үйлестіреді. Сондай-ақ бұл лауазым үдерістерді үздіксіз жетілдіруді және университет бөлімшелері арасындағы тиімді ынтымақтастықты дамытуды көздейді.

Негізгі лауазымдық міндеттері

• Қабылдау бөлімі қызметкерлерінің жұмысына басшылық жасау және бақылау, жұмыс жүктемесінің басымдықтарын тиімді белгілеуді, міндеттердің нақты бөлінуін және барлық сұрау салулардың қызмет көрсету деңгейі туралы ішкі келісімдерге (SLA) сәйкес уақтылы қаралуын қамтамасыз ету. Міндеттердің басымдығын олардың шұғылдығы мен операциялық маңыздылығына қарай айқындау.
• Жаңа қызметкерлерді жұмысқа бейімдеу, сынақ мерзімінің қорытындысы бойынша бағалау, жеке кездесулер мен қызмет нәтижелерін бағалауды өткізу, сондай-ақ Қабылдау бөлімі қызметкерлеріне тұрақты тәлімгерлік қолдау көрсету және олардың кәсіби дамуына ықпал ету секілді тікелей басшының барлық функцияларын орындау.
• Талапкерлермен және жаңадан қабылданған студенттермен жүргізілетін коммуникацияны басқару, жергілікті және университет тобы деңгейіндегі барлық хабарламалардың әртүрлі байланыс арналары арқылы түсінікті, нақты және уақтылы жеткізілуін қамтамасыз ету.
• Өтініш беруден бастап оқуға қабылдауға дейінгі толық қабылдау циклін бақылау және барлық үдерістердің тиімді, белгіленген талаптарға сәйкес әрі уақтылы жүргізілуін қамтамасыз ету. Бұл шетелдік студенттерді қабылдауға жауапты болуды және көші-қон мен өзге де нормативтік талаптардың толық сақталуын қамтамасыз етуді қамтиды.
• Жергілікті заңнама талаптарына сәйкес шетелдік студенттерді тіркеу және бейімдеу үшін қажетті университет құжаттарының дұрыс дайындалуын және уақтылы ұсынылуын қамтамасыз ету.
  Қызметкерлерге қабылдау саясаты, нормативтік талаптар, үдерістер мен рәсімдер бойынша сараптамалық кеңес беру және барлық институционалдық әрі реттеуші талаптардың толық орындалуын қамтамасыз ету.
• Қабылдау үдерістерінің үйлесімділігін, талаптардың айқындығын және бөлімдер арасындағы жұмыс үдерістерінің тиімділігін қамтамасыз ету мақсатында академиялық қызметкерлермен және әкімшілік бөлімшелермен тығыз ынтымақтастық орнату. Барлық институционалдық жиналыстарда, жұмыс топтарында және басқару мәселелері жөніндегі талқылауларда бөлім атынан өкілдік ету.
• Қабылдау жүйелері мен үдерістері бойынша қызметкерлерге арналған оқыту бағдарламаларын әзірлеу және өткізу, операциялық тәжірибенің бірізділігі мен жоғары сапасын қамтамасыз ету.
• Қабылдау мәселелері бойынша басқарушылық ақпаратты дайындау, деректерді талдау және шара қабылдауды қажет ететін негізгі үрдістер мен мәселелерді анықтау үшін тиісті есептілік құралдарын пайдалану.
• Талапкерлер мен жаңа студенттерге әртүрлі байланыс арналары арқылы нақты ақпарат, кеңес және қолдау көрсете отырып, оларға жоғары сапалы қызмет көрсетілуін қамтамасыз ету.
• Дербес деректерді қорғау, мүгедектігі бар адамдарды кемсітуге жол бермеу, тең мүмкіндіктерді қамтамасыз ету, Prevent бағдарламасы, көші-қон қағидалары және басқа да қолданылатын талаптарды қоса алғанда, барлық тиісті заңнама мен нұсқаулықтарды сақтау және олардың орындалуына ықпал ету.
• Студенттердің практикадан өтуіне қатысты барлық іс-шараларға басшылық жасау және оларды үйлестіру, студенттермен, академиялық бөлімдермен және балабақшалар мен мектептер сияқты сыртқы серіктестермен жұмыс істеу, соның ішінде серіктестік аясындағы іс-шараларды ұйымдастыру.
• Үшінші тараптармен жасалатын барлық келісімдерді әзірлеуге, қайта қарауға және өзекті күйде ұстауға жауапты болу, олардың дұрыстығын, белгіленген талаптарға сәйкестігін және университеттің ішкі талаптарымен үйлесімділігін қамтамасыз ету.
• Қабылдауға қатысты барлық мәселелер бойынша университеттің жоғары басшылығы мен сыртқы мүдделі тараптар үшін негізгі байланыс тұлғасы ретінде әрекет ету, нақты коммуникацияны және қажет болған жағдайда мәселелердің уақтылы жоғары деңгейге жеткізілуін қамтамасыз ету.
• Қабылдау бөлімінің басқа бөлімшелермен өзара іс-қимылын үйлестіру, бөлімнің атынан өкілдік ету және тиімді кросс-функционалдық ынтымақтастықты қамтамасыз ету.
• Қабылдау бөлімінің электрондық поштасының жұмысын бақылау және басқару, міндеттердің тиімді бөлінуін, жауаптардың уақтылы берілуін және барлық байланыс арналары бойынша жоғары қызмет көрсету стандарттарының сақталуын қамтамасыз ету.
• Университет басшылығымен және академиялық қызметкерлермен бірлесіп, университеттің мемлекеттік білім беру гранттарына қатысты үдерістеріне басшылық жасау, қолданыстағы нормативтік талаптардың сақталуын, құжаттардың дұрыс әкімшілендірілуін және барлық үміткерлермен әрі олардың заңды өкілдерімен тиімді коммуникацияны қамтамасыз ету.
• Мемлекеттік білім беру гранттары мәселелері жөніндегі WhatsApp тобының жұмысына қатысу, Қазақстан Республикасының Ғылым және жоғары білім министрлігімен және басқа да уәкілетті органдармен өзара іс-қимылды үйлестіру, сондай-ақ мемлекеттік білім беру гранттарына қатысты барлық қажетті құжаттарды уақтылы әрі дұрыс дайындау, тексеру және ұсыну.
• Гранттар беру жөніндегі комиссияның және Мемлекеттік білім беру гранттары жөніндегі комиссияның хатшысы қызметін атқару: екі комиссияның да жұмысын үйлестіру, құжаттар мен отырыстардың күн тәртібін дайындау, ресми құжаттар мен хаттамаларды жүргізу, сондай-ақ гранттар беру жөніндегі шешімдер мен үдерістердің тиімді әкімшілендірілуін қамтамасыз ету.
• Қабылдау жөніндегі маманмен бірлесіп, қабылдау үдерістері мен әкімшілік рәсімдерді талдау, әзірлеу және үздіксіз жетілдіру, операциялық тиімділікті, қызмет көрсету сапасын және университеттің ішкі талаптарының сақталуын қамтамасыз ету.

Біліктілік пен жұмыс тәжірибесіне қойылатын талаптар

• Жоғары білім беру саласындағы қабылдау үдерістері бойынша жұмыс тәжірибесі.
• Көшбасшылық және команданы басқару дағдыларының жоғары деңгейі.
• Қабылдау саясатын, сәйкестік талаптарын және тиісті заңнаманы жақсы білу.
• Жоғары деңгейдегі коммуникативтік және клиенттерге қызмет көрсету дағдылары.
• Жоғары ұйымдастырушылық қабілет және бірнеше міндетті бір уақытта тиімді орындау дағдысы.
• Деректерді талдау және түсінікті есептер дайындау қабілеті.
• Академиялық және әкімшілік бөлімдермен тиімді ынтымақтастық орнату дағдылары.
• Үдерістерді үздіксіз жетілдіруге және қызмет көрсетудің жоғары стандарттарын сақтауға ұмтылу.